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邮件收发礼仪 |
用Email发送邮件的格式及应注意的问题
①“TO”：即收信人。当邮件需发送的人很多时，收件人只能写一人，这个人是执行人。
②“CC”：即抄送。抄送可以写很多人。但是必须按照收信人的职位高低，以对方为尊的顺序填写。
③“BCC”：即密送。密送是指发送特殊文件时，采取的一种方式。比如说发一份报价单给客户，那么这个客户肯定不希望这份报价单还有别人知道，出于礼貌，我们可用密送的方式。即在“收信人”一栏里填写客户名，在“密送”一栏里填写相关领导人。
④“主题”：一份邮件的中心思想。这个很重要。也许会因为你的邮件主题不明显，而导致邮件被收件人忽略。而且为了便于对方查找，主题一定要写准确。如果要发送的附件内容很多，而且主题不一样，那么就得分几个邮件来发。
⑤“内容”：写内容时，先要写抬头头，收件人是谁，台头称呼就写谁。然后是主体内容，要把附件所代表的内容详细的说明清楚。如果邮件发送后，附件内容需要修改，在重新发送的时候，在“主题”一栏里，一定要在主题后面加上修改1（或者2、3等），是第几次修改，就写几。而且修改的地方要标识出来。而且在“主体内容”中也要写明，这样避免收件人浪费时间。最后是落款和日期，好让收件人知道发件人是谁，便于回复和查询。
转发
转发邮件时，一定要全邮件转发，即对方的附件不能修改或者删掉。格式和写信一样。
回复
有时候收到邮件需要回复。回复相对来说就简单一点了。但要注意，不要一不小心把对方设置到垃圾邮件或者黑名单里去了。
写邮件
写邮件就像写信一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是非常容易获得客户的重视和认可的。
请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如：
致：××公司，尊敬的×小姐：
明确的主题
要有明确的主题，邮件内容要简洁明了、针对性强。使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点，无主题或者是主题说明不清楚的，很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，就是正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非常重要！主题要求简明扼要，字数控制在30个汉字以内。尽可能避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。
邮件内容要求语言简洁，让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便客户节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，客户一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。
如果是在邮件中拒绝客户的某些要求，建议尽量避免用一些简短生硬的语句，一定要语气委婉并讲明原因，最好能站在客户立场上去考虑且说明。给客户建议要尽量简明扼要，并说明此建议的优点及建议原因。
使用方便阅读的字型
在商业书信中最好避免使用复杂且具装饰效果的风格。同时也要注意邮件整体字体和风格的统一，有时我们从模板信中拷贝一段，从某一文档中拷贝一段，可能字体、字号、段落格式都不一致，这时需要统一修改一下，以保持风格的一致和版面的美观。
正确的运用标点
一定要正确运用标点，慎重使用问号、感叹号等表达强烈感情的标点，不能让人产生歧义和误解。
选择合适的标注颜色
如果有重要事项需要提醒客户注意，请尽量选择醒目且平和的颜色，比如蓝色、草绿色或者深灰色等等。注意不要选择用鲜红色标注，用鲜红色标注会给人以不礼貌的感觉。
落款要清楚
落款不清楚，不说明自己是谁比较容易引起客户的反感。请统一使用电子邮件签名或电子名片提供完整的联络信息，包括公司名称、电话号码、邮箱和办公地址。
检查
将邮件发送之前，务必仔细阅读一遍，或者使用拼字检查，以检查是否有文法错误或其它问题。
鼓励联系
邮件的结尾最好鼓励客户进一步和自己取得联系。这是一个和对方建立良好关系的重要提醒。 比如：如有任何问题或需要帮助，欢迎随时与我联系。
禁忌
信中最好避免玩笑、随意的评论和俚语等，以避免引起误会。毕竟是和客户之间商业来往的信函。
及时回复
当收到客户的来信，即使无法就信件内容马上做出处理，也请立刻做出回复，以表示对其相关事宜的关注和重视。请在 24 小时内告知对方已经收到信件，告知：已经处理、正在处理、由于某原因稍后尽快处理或者与其取得联系，稍后会帮他处理或者和他取得联系。
如果对重要的复信耽搁了，应写清原因，以致歉意。
回复邮件时，一般应将客户上一次的来信附在后面，以便让客户了解自己上次的需求，及让其能看到我们针对性的答复。
如果直接新开邮件或回复时未附上客户来信，客户自己可能会忘记上次的要求和想法，引起沟通不畅。一般只附带客户上一次的来信，而不宜附带所有往来回复，否则邮件大小、页面美观、甚至内容等都会受影响。
尽可能不采用HTML格式撰写邮件
有些时候HTML的丰富的表现方式也很有用处，但如果文本能解决问题的，不要用HTML格式画蛇添足，因为这个格式最有可能附带病毒。
附件
如果邮件带有附件的话，附件体积尽可能限制在1M以内，大体积的附件尽管公司的邮件服务器支持，对方却不一定支持。附件中的文件尽可能使用英文命名，并在正文中说明附件的文件格式。附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器都会拒收带有可能包含破坏性代码的exe，doc，jpg，js，scr等等格式的附件，或者在没通知用户的情况下将有关的附件剔除掉。
最稳妥的方式是，发送了带附件的重要邮件后，过段时间再和客户确认一下，看他是否收到。 |
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