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  访客接待礼仪
    微笑是世界的共通语言,就算语言不通,一个微笑就能带给彼此一种会心的感觉。所以笑是接待人员最好的语言工具,在有些情况下甚至不需要一言一行,只要一个笑容就可以打动客户。访客接待的第一秘诀就是展现你的亲切笑容。
接待引导访客时,首先须知道访客要去的方向。引导人身体稍稍向前去的方向倾斜,然后手指着将前往的方向作指示。向右前进时以右手指示,向左前进时以左手指示,肘部很自然地侧指着前进的方向,这个时候,手掌轻轻地朝上,五指并拢,切记五指不要分开。
在走廊上行走时
   要走在离访客稍稍右侧前约 1 米半的位置,其要点是:
    (1)身体稍微向着前进方向倾斜,手指着此方向。
(2)配合访客的步伐,稍靠着走道上的右边前进,使访客可以走在走道上的中央。
    (3)注意要让访客能走在走道的中央,如果门是在左侧时,要尽量靠左边行走。
    (4)如果刚好碰到正在引导招待客人的同事时,必须要注意让访客也能很从容不迫地走在走道中央,自己跟在后边或转到一侧,此时与同事并排走是不礼貌的。
    (5)在行走时为避免完全遮住访客的视野,只让访客看得到自己的背影,要稍微注意,使自己身体稍向客人侧仰行走。
    (6)走道相当长时,偶尔也要回头注视一下访客的脚步,配合访客的步调来前进。如果不回头稍注意一下访客就自己急急躁躁地走,访客必然也要急急地紧跟着,这种态度是很不得体的。
    (7)走到走道转角处时,要稍停,回头目视访客的脸 并以手指示转弯方向,以表示走到这边时将要转弯了。
楼梯
    (1)上楼梯时,身体稍倾斜走在访客前三四台阶,偶尔也要回头注意访客的脚步是否安全;走到楼梯平台处时要稍停一下,回头看确认访客是否跟上,特别是年纪大的,带有小孩的,一定要留意此点。
    (2)在下楼梯时就得让访客走在前头,引导人则跟随在后。
电梯引导访客
    搭乘电梯时,以让访客先行搭乘为原则,但是须带领搭乘时则相反,引导人员须先行进入电梯,按住“开”,并说一声“请进”,让访客进入搭乘。
    到达目的楼层之后说:“××楼到了”,并按住“开”的按键,让访客先走出。
    需要注意,在搭乘电梯之前要事先说:“我带你至××楼的会议室去”,以便让访客事先知道将前往的地点。此外,在电梯内引导者要尽量站在靠近按钮处,让客人站在最上位。电梯内的位置,从入口处向里看,左边最里面的位置为最上位。
敲门的方法
    带领访客到接待室前要说“就是这里”,以便访客有准备。在开门之前务必先敲门,敲门以 3 下为限;右手轻握拳头敲门,敲门力道大小及间隔时间要特别注意。就算是事前知道此接待室内无人在时,也务必请先敲门,避免发生公司里的人在里面讨论事情的状况;此时若没有敲门就忽然推门进入却发现里面有人在时,无论哪一方都是尴尬的。敲门不只是通知里面使用的人而已,也是要确认里面有没有人在使用。
门的开法、关法门
    门一般 分为向外拉的门及向内推的门两种,因开门方法不同,请牢记正确的开门法及关门法。
    (1)向外拉的门的开关门方法,右手握住门的旋钮锁把,向外打开至使访客容易进入的程度(约随后站在与开启后的门平行位置,目视访客并点头招呼说“请进”。 访客进入室内后,引导人就绕到门的内侧进入,左手握着内侧门的锁把,背朝后边行进边将门关上。
    (2)向内推的门的开关门方法 以较接近 门把手的手将门充分打开,引导人边推门边自己先进入,进入后就绕到门侧,与门平行站立,然后用另一只手按住门,招呼客人进入。确定访客完全进入室内后,再把门关起来。
接待室
    接待室是为公司内人员和访客商谈公事所使用的场所,因此对于摆设着的时钟及月历的日期是否正确,报纸、周刊是否过期等事情都要特别注意,此外,电话的旁边,务必要放置纸笔。接待室要经常保持整齐美观, 以便能随时招待访客。桌面,椅子的背垫、椅垫等是否干净,要经常检查,随时保持舒适的状态以供使用。接待室使用过后,不单只是将杯皿等端出,换取清洁的烟灰缸,每次使用完毕后,还必须擦拭及整理桌面上的东西。
引导访客进入接待室
    基本上是以离入口最远的位置为上席。请牢记能将访客按部就班地引导至正确的席位上。要请访客入座时,请站在访客的旁边,右手指着座位并说“请坐,请坐这里”即可。
    请注意:在引导招待前,若访客已经坐在公司员工的座位上时,如果请访客改坐到正确的座位上去,则可以说“某某某先生 请您做上位!”,若访客愿意,一定要说“谢谢”,并引导至正确的座位上去,但若访客说“不用了,这里就可以”时,也不要勉强。
    另外,如招待的席位是在办公室里时,以离办公桌最远的为最上位。但是依室内的构造而言,有时离入口近的为上席的情形也是有的,因情况而定。
要离开接待室
    当访客坐在位置上后,点头招呼说“×××马上来了,请您稍等一下”。说完打个招呼后,对访客的引导接待也算告一段落了。打完招呼后,走到门边站着,再度点头招呼,然后离开接待室。
报告
    将访客招待至接待室后,务必向办公室主任报告:“××公司的×××先生已经招待至接待室等候了。”报告是让办公室主任知道已经引导招待完毕。
上茶的方法
    (1)泡茶方法:要泡出好喝的茶的重点即是诚心用心。泡茶大约用70~80℃的热水,泡茶倒入茶杯,约七分满。如果大家以为只要使用高级茶叶,随便泡都好喝,这是不对的,重点是使用适度的温度来泡,才会产生茶香味。 端出给 多数访客使用时,要注意每个茶杯的水要均等,而茶的浓度最好一样才好。
    (2)端出的方法:端茶要从访客中最上席的人先给,自己公司的人最后才给。两手端出是基本原则,但是在没有其他桌子在时,用单手也无妨。放时务必说“对不起”、“请”,放置茶杯时尽量不要发出声音。如果从访客的身后端时,以访客的右肩的方向端出,但也可视状态而定,也可从最方便端的访客位置端出。全部端完时,将茶盘放在侧面,轻轻点头招呼退到门边,再度点头 招呼后,不出声音地离开就可以了。
    (3)茶盘的拿法:拿着装茶的茶盘,要以双手捧着,大约放在胸前的位置,此时手肘间成90度左右角。空茶盘要回来时,上面朝外侧,以左手夹在身体侧面走出。
    (4)放的位置:茶要放在访客的正前方偏右一点,距离桌边十厘米左右。端出的茶杯附有盖子时或者端出咖啡时,要用双手端出,放置在访客的正面。 会议时,桌上有文件散放着时,如果茶放在文件间的空隙,很容易碰倒翻掉,所以要出声提醒客人“放在这里了”,并稍微整理一下,尽量放在离文件稍远的位置。
    (5)装茶的器具要干净:泡好的茶,却发现茶杯有缺口或有裂痕,或者杯子上有条垢时,简直是糟蹋了好茶,是非常不礼貌的。当访客来临时,才慌慌张张地准备是来不及的,平常即要十分注意保证茶具处于干净的状态,唯有干净的茶具才喝得出茶味。
    (6)添茶水:如果商谈时间很长或有新访客加入时,茶要重新添加。重新添加时,要先将用过的茶杯收下,然后再端新茶。在商谈中,进行收茶杯、端茶的动作则要等到谈话告一段落时才可进行。如果谈话一直无法告一段落,则要等到自己公司的人讲话时,才能以熟练的技巧赶紧换取。
斟茶注意事项
    (1)茶溢出来了,这时要不惊慌不忙乱,先道歉后擦拭,这里需要提醒的是:斟茶时,务必带上干净毛巾。
    (2)有茶和糕点时 要先将糕点放在客人左手边,再将茶置于客人正中略偏右手侧。这样就可以了。
    (3)洽谈时间较长在一到一个半小时内,应更换茶叶。
 

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